Doçentlik dosyası nasıl hazırlanır?

Doçentlik başvurusunda en çok zaman alan iş, başvuru formunu doldurmak değil; her eserin belgesini bulmak, doğru sıraya koymak ve okunur bir dosya haline getirmektir. Bu rehber, dosyayı başvuru dönemi açılmadan nasıl hazırlayabileceğinizi adım adım anlatır.

Doçentlik başvurusu ne zaman yapılır?

Doçentlik başvuruları ÜAK'ın elektronik başvuru sistemi üzerinden alınır ve genellikle yılda iki dönem, mart ve ekim aylarında açılır. Hazırlığı başvuru penceresi açılmadan bitirmek, son günlerdeki yoğunluktan ve eksik belge telaşından korur. Dosyayı en az birkaç hafta önceden toplamaya başlamak iyi bir alışkanlıktır.

Doçentlik dosyasında neler bulunur?

Dosyanın içeriği başvurduğunuz temel alanın şartlarına göre değişir; ama hemen her dosyada şu parçalar yer alır:

• Eser listesi: makaleler, bildiriler, kitaplar ve kitap bölümleri, projeler ve alanınızın saydığı diğer faaliyetler.
• Her eserin belgesi: yayının tam metni, derginin ya da yayınevinin bilgisi, dergi için dizin kaydı.
• Atıf belgeleri: eserlerinize yapılan her atıf için atıf şablonunda istenen sayfalar.
• Diğer belgeler: alanınızın şartlarına göre ders verme, proje, editörlük ve hakemlik gibi faaliyetlerin belgeleri.

Adım adım hazırlık

1. Eser listesini tek yerde toplayın

YÖKSİS, Web of Science, Scopus ya da Google Scholar profillerinizdeki kayıtları dışa aktarın. Bu kaynakların çoğu BibTeX ya da RIS biçiminde dışa aktarım verir; listeyi bir araya getirdikten sonra aynı eserin iki kez geçip geçmediğini kontrol edin. Künyelerde yazar sırası, yıl, cilt, sayı, sayfa ve DOI bilgisinin eksiksiz olması sonraki adımları kolaylaştırır.

2. Eserleri başvurunun istediği bölümlere ayırın

Makaleleri yayımlandıkları dizine göre (örneğin SCI-E, SSCI, AHCI, ESCI ya da TR Dizin), bildirileri, kitapları ve projeleri ayrı başlıklar altında toplayın. Başvuru sisteminde bazı eserleri başlıca eser olarak işaretlemeniz ya da eserler arasındaki ilişkiyi belirtmeniz istenebilir; bu tanımlar ÜAK'ın başvuru kılavuzunda yer alır.

3. Her eserin belgesini kendi altında tutun

Her eser için tam metin PDF'ini ve derginin dizin kaydını aynı yerde saklayın. Dizin kaydını ekran görüntüsü ya da PDF olarak alırken sayfanın adresini ve erişim tarihini de not edin. Belgede eserinizin ya da derginizin geçtiği satırı işaretlemek, dosyayı inceleyen kişinin aradığını hızla bulmasını sağlar.

4. Atıfları ayrı bir dosyada hazırlayın

Atıflar genellikle dosyanın en uzun ve en yorucu bölümüdür. Her atıf için atıf yapan yayının künye sayfası, başlık sayfası, atfın geçtiği sayfa ve kaynakça sayfası gerekir. Ayrıntılar için doçentlik atıf dosyası rehberine bakın.

5. Sırayı, dosya adlarını ve sayfa numaralarını kontrol edin

Dosyanın başında bir içindekiler sayfası, her sayfada numara ve anlaşılır dosya adları olması incelemeyi kolaylaştırır. Eser başına ayrı PDF hazırlıyorsanız dosya adında eserin YÖK ID'sini ya da başlığının ilk kelimesini kullanmak, yüklemede karışıklığı önler.

Sık yapılan hatalar

• Belgede ilgili satırın işaretlenmemesi; inceleyen kişinin uzun bir PDF'te aramak zorunda kalması.
• Dizin kaydının adres ve tarih bilgisi olmadan alınması.
• Aynı eserin farklı künyelerle iki kez listelenmesi.
• Taranmış belgelerin eğik ya da okunamayacak kadar düşük çözünürlükte olması.
• Hazırlığın başvurunun son günlerine bırakılması.

Güncel başvuru şartları ve takvim için: Üniversitelerarası Kurul, uak.gov.tr.